Главная » Базы данных потребителей

База данных адресов: обслуживание, контроль, оценка и пополнение

База данных адресов: обслуживание, контроль, оценка и пополнение

Когда-нибудь каждый из нас получал письмо или e-mail, в котором было неправильно указано имя или фамилия, или вообще был указан какой-то другой человек. Встречаются в указании адреса и другие общие ошибки, которые могут вызвать у получателя различные негативные чувства – от ухмылки до злости…

При этом у многих людей автоматически возникает вопрос: А как это выглядит в моей компании? Кто и как заботится у нас о том, чтобы адреса получателей не содержали подобных ошибок? Отдел технической поддержки, маркетинга, продаж или сервиса?! Даже если вы найдете ответственного за это человека, обычно выясняется, что он или она имеют весьма отдаленное представление о том, что и как необходимо делать. И хотя качественное обслуживание базы данных адресов сегодня можно осуществлять абсолютно без проблем – в действительности всё выглядит не так.

Адреса – центр вращения и центр тяжести всех маркетинговых мероприятий

Для всех предприятий, которые хотят найти прямой контакт со своими клиентам, база данных адресов это центр вращения и центр тяжести всех маркетинговых мероприятий. При этом предприятия часто недооценивают, какую важную роль играет качество, а особенно простая правильность данных в адресе. Очень часто компания делает ставку на недолговечные стратегии, вместо того, чтобы инвестировать в долгосрочность!

Почему важно заниматься обслуживанием базы данных адресов? Несколько очевидных примеров:- Получателю писем/сообщений по электронной почте будет неприятно читать свое неправильно написанное имя или обращение к нему, как к представителю противоположного пола
– Правильная и уместная персонализация приводит к повышению уровня откликов
– Результаты анализов смазываются по причине неправильности основных данных (например, неточные обращения, даты рождения, и т.п.)

– Неправильные почтовые адреса приводят к частым возвратам писем и к ненужному расточительству бюджета
– Неправильные e-mail-адреса приводят к высокому числу уведомлений о невозможности доставить электронную почту и к плохой репутации вашего e-mail-сервера
– Неправильные номера телефонов приводят к ненужному вам простою и излишним расходам в телемаркетинге

– Наличие дублирующихся адресов приводит к раздраженности у получателя и сомнениям в компетентности вашего предприятия
– Только имея в базе стандартизированные и актуальные адреса, можно пользоваться таким инструментом, как обогащение дополнительными данными (например, данными о стиле жизни получателя)

И это только некоторые пункты, список их мог бы быть в 10 раз больше, что только бы усложнило восприятие темы… Отсюда вывод: всерьез отнеситесь к контролю за базой данных адресов и не экономьте на этом!

Как проверить качество адреса? Как можно привести в порядок базу данных адресов?


Прежде чем начать процедуру «чистки» следует определиться с ответом на вопрос, будете ли вы самостоятельно этим заниматься или же поручите это агентству, предоставляющему подобные услуги. За то, чтобы «делать самому» конечно говорит тот факт, что адреса относятся к ключевой компетенции каждой отдельной фирмы. Но если база данных небольшая или вы находитесь в начальной фазе развития, то агентству будет проще и быстрее с этим справиться. А в будущем вам стоит держать информацию о адресах только внутри фирмы и выдавать ее во внешний мир лишь в целях пополнения данных. Адреса это капитал каждой отдельной фирмы, то есть ваш капитал для благополучного будущего вашего предприятия. Агентство (если это только не надежный и известный в вашей сфере специалист) возможно не сможет обеспечить индивидуальность вашей фирмы в этом вопросе.

Как контролировать базу данных адресов – краткий обзор:

1. Визуальный контроль вручную
2. Унификация/стандартизация
3. Устранение дублирования
4. Дополнение/Обогащение
5. Ручная чистка
6. Всё! Далее в будущем просто целенаправленно контролируйте обновленную базу.

После первоначальной чистки базы данных, введите такие пункты на вашей фирме в качестве обязательных мероприятий:

– Определите интервалы последующих текущих проверок
– Разработайте автоматизированные или проводимые вручную процессы проверки
– Обучите сотрудников и закрепите за ними сферы ответственности

Что необходимо делать для контроля базы данных остановимся детально на каждом пункте:

1. Визуальный контроль вручную

Это мероприятие послужит вам самим для того, чтобы разобраться, как у вас обстоят дела с базой данных адресов. Возьмите все имеющиеся у вас адреса, относящиеся к какому-нибудь одному почтовому индексу (лучше всего взять район, в котором у вас самих проживает много знакомых). Достаточно будет такого количества, как 5000-10000 адресов. Если вы владеете только адресами электронной почты или номерами телефонов, вам тоже необходимо их сгруппировать соответствующим образом.

И начинайте работу: сначала отсортируйте адреса по фамилии и имени независимо от индекса. Посмотрите на написание фамилий и имен, и очень скоро вы обнаружите, что некоторые имена и фамилии написаны с маленькой буквы, имя вписано в поле фамилии или наоборот и т.п. Дальше проверьте, соответствует ли обращение полу, к которому принадлежит имя.
Теперь отсортируйте адреса по индексу, улице, фамилии и имени. Вы быстро увидите, есть ли дублирующиеся данные в вашей базе. Или по этому адресу проживает несколько членов семьи. Это бабушка, мать и дочь? Или это дублирующаяся информация? В последнюю очередь проверте, все ли номера индексов являются пятизначными. Если вы рассылаете письма в том числе заграницу, обозначено ли это в адресе?

Отсортируйте небольшие группы e-mail-адресов и телефонов, и проверте, правильная ли в них последовательность написания данных. Например, в e-mail-адресах “имя@домен.окончание домена” (часто в e-mail-адресах встречаются такие ошибки: “www.manuel@online.de” или просто“manuel.online.de” или “manuelmueller@online.de”).

Теперь посчитайте количество адресов с ошибками. Если оно составляет 2-3 %, вам необходимо срочно чистить остальные адреса. Если число адресов с ошибками превышает 5 %, то ваша база данных совершенно запущена. Что касается адресов электронной почты и номеров телефонов, то тут сложно точно сказать, но процент ошибок должен быть однозначным, а все, что больше, должно очень вас насторожить!

2. Унификация/Стандартизация

Подготовьте адреса таким образом, чтобы каждая часть информации, которая может меняться, была вписана в отдельное поле базы данных. Разделите все, что нужно разделить: например, улицу и номер дома, код города и номер телефона, обращение и фамилию, имя и фамилию и т.п. Проверьте и подкорректируйте обращения в соответствии с таблицами имен (такие таблицы можно взять в аренду у агентств, например, для иностранных имен). Стандартизируйте способ написания улицы, названия населенного пункта и, при необходимости, индекса (например, вместо того, чтобы один раз было написано «улица», а в другой раз «ул.», определитесь с каким-то одним типом написания). Следующим шагом проведите корректировку «неправильных» данных.

3. Устранение дублирования

Это уже несколько сложнее, и чаще всего невыполнимо без посторонней помощи. Что касается номеров телефонов и e-mail-адресов, то для начала можно просто проверить, не встречается ли один и тот же адрес дважды. А что касается почтовых адресов, то тут дело обстоит сложнее, вы не можете знать, допущена ли ошибка в написании слова «Gartenstra?e», и имеется в виду «G?rtnerstra?e», или действительно существуют обе улицы? И сложно сказать, сколько Мануэлей Мюллеров живет в Германии. Может их живет несколько в одном городе, или еще сложнее – в одном доме…В любом случае, вам необходимо провести проверку, нацеленную на наличие дублирующихся людей и семей. Как видите, существует много методов и путей. Самый простой, самому посмотреть, встречаются ли дублирующиеся данные.

4. Дополнение/Обогащение

По адресам, которые долго не подтверждаются (от 6 до 12 месяцев), необходимо проверить, не переехал ли адресат. По результатам проверки, поменяйте старый адрес на новый (и такие базы данных можно арендовать у агентств). Сравнив ваши данные с информацией об умерших или неплатежеспособных людях и фирмах, можно также почистить вашу базу данных. Имея правильный адрес, уже можно пополнять и корректировать названия фирм. Многие агентства предлагают такие услуги. Также вы можете обогащать вашу базу данных такой информацией, как номера телефонов, данные об отрасли фирмы или о стиле жизни получателя.

5. Ручная чистка

Последним шагом будет ручная проверка и исправления. Это конечно очень трудоемко, но и очень необходимо. К сожалению, никакое, даже наилучшее программное обеспечение не распознает всех ошибок, и не сможет автоматически все исправить или почистить. Особенно в случае сомнительного дублирования и написания программа не сможет помочь, поскольку она просто читает один за другим набор данных и либо маркирует их как «правильные», либо исправляет или удаляет их. Этот сервис также вам могут предоставить профессиональные агентства, но зачастую такая услуга стоит недешево.

6. Всё! Далее в будущем просто целенаправленно контролируйте обновленную базу

Все описанные выше шаги необходимо проводить во время текущей работы при добавлении новых адресов. Даже на фирмах, где многие сотрудники заняты сбором и исправлениями  адресов, необходимо текущее управление качеством.

Выводы: В зависимости от количества адресов и их качества/состояния, первая чистка может потребовать от вас много усилий и расходов, но оно того стоит. Необходимо выделить достаточно средств на начальную поддержку извне, на программное обеспечение, на подтверждение адресов и на ручную обработку базы данных. Хорошо организованное управление базой данных адресов является необходимой основой для вашего дальнейшего успеха и одним из самых важных заданий на каждом предприятии, независимо от того, идет речь о 100 или о 10 миллионах адресов.

————————————————————

Автор: Ян-Филип Зибольд (Jan-Philip Ziebold) директор компании «DZ-Media Verlag GmbH» – агентства по рекламе и директ-маркетингу, г. Эссен (Германия)

Перевод с немецкого Гаращенко Л. Е. специально для Портала «Дни директ-маркетинга на Украине»

Источник: adressdaten.wordpress.com


ПОЛУЧИ БЕСПЛАТНОЕ PDF-РУКОВОДСТВО
"101 идея, как удвоить ваши показатели прямого отклика"


Секреты от профессионала директ-маркетинга Ивана Левинзона>>


Понравился пост? ПРОГОЛОСУЙ - Ваш голос важен для нас!

Затвитить пост!

Спасибо, что поделились с друзьями!

Получай свежие публикации через RSS |Е-mail |Твиттер

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (Еще не оценили)
Loading...Loading...

16 комментариев »

  • Надежда пишет:

    Никогда бы не подумала, что нужно вести такую кропотливую работу только с одними адресами клиентов! Первая мысль, которая возникла у меня, почему эту работу не поручить специальному человеку? Но потом вспомнила народную мудрость: “Доверяй, но проверяй”. Особенно это необходимо помнить начальнику, ведь даже самый ответственный работник всё равно допустит ошибки.

  • Татьяна пишет:

    Когда фирма начала работать, одной из первых задач было создание базы данных, но со временем базу запустили, и продажи стали падать. Стали выяснять причину, и стало понятно, что данные в базу заносились, как попало и кем попало, соответственно и клиентов потеряли из-за незначительных на первый взгляд ошибок. В результате обязали менеджеров еженедельно проверять данные в базе, и знаете, продажи пошли вверх )))

  • Вероника пишет:

    У нас в компании такие случаи часто бывали. Мы, конечно, принимали меры для их устранения, но не всегда это помогало. Большое спасибо вам за статью. В ней очень много дельных советов по тому, как правильно организовать базу данных. Обязательно ими воспользуюсь!

  • Janna пишет:

    А может, создать программу, ну типа конструктора сайтов, что бы показывались ошибки и выделялись определенные категории, например адреса предприятий, адреса физических лиц по видам услуг. Экономия времени очевидна. Это время может принести прибыль, если потратить его на общение с покупателями. :idea:

  • Татьяна пишет:

    Полностью согласна что из-за казалось бы незначительных ошибок в базе можно потерять своих клиентов,именно поэтому ее лучше вести самому а не доверять другим сотрудникам компании

  • Сергей пишет:

    Ведение и обслуживание баз данных дело очень долгое и хлопотное, тем более если это не ваша лицная база данных и Вы ведете ее не один, а коллективно то практически ошибок избежать врядли удастся, вылезут нестыковки между пользователями, кто-то что-то не так отразит и пошло поехало..(человеческий фактор как говорится) но все же куда мы без баз данных – ни куда… Один вывод либо нужно указывать меньше сведений, либо внимательнее работать с информацией :!:

  • наталья пишет:

    Много полезной информации я нашла в вашей статье, это очень долгое и не легкое дело база данных, но для роста клиентов нужно трудиться.

  • alexfoli пишет:

    Да уж, дело не простое – организовать контроль за такой огромной базой данных адресов потенциальных клиентов! Но и плюс в этом тоже огромен!

  • Oksanka пишет:

    Прочитала и стало очень интересно, ведь в нашей компании очень много адресов и все не доходили до них руки и вот я решила просмотреть их и обновить базу. Не поверите, это заняло у меня почти два дня, но зато теперь порядок. Спасибо, что Ваша статья попала ко мне в нужное время.

  • Надежда пишет:

    Актуальная статья, посмотрев на это со стороны, я вспомнила, как меня бесило, когда некоторые иностранцы обращались ко мне “Mr.”. Так может и в нашей базе не все безупречно, видимо, такая проверка и контроль должны оправдать трудозатраты.

  • Иван пишет:

    А я и не думал что обработка баз данных клиентов такая кропотливая работа. И мне тоже кажется что проще будет создать программу по обработке баз данных, чем вот так мучатся.

  • ирина пишет:

    Абсолютно согласна, что без постоянного и четкого контроля нужного результата невозможно добиться. Ведь цель в данном случае – это привлечение, как можно большего количества клиентов. И если изначально допускать такие “ляпы”, то о каком итоге можно говорить?

  • Валентина пишет:

    В нашей компании принята так называемая “система контроля визиток”. Отвечает за нее помощник руководителя. Каждый сотрудник обязан предоставлять помощнику визитки, которые он получил во время деловых встреч,переговоров и т.д. Тот заносит все данные в единую базу, к которой есть доступ всем сотрудникам. Данные можно структурировать по различным показателям: по фамилии сотрудника,принесшего визитку,по сфере деятельности контрагента,по дате занесения в базу,по алфавиту и т.д. По моему,очень удобно.

  • саша пишет:

    Контроль базы данных клиентов должен осуществлять начальник службы безопасности компании. Если компания крупная, его заместитель. База клиентов – это капитал фирмы, часто база-это единственная ценность компании.

  • Галина пишет:

    Еще при создании базы данных должны быть продуманы все моменты, как ее вести и поддерживать в работоспособном состоянии. Кто будет заниматься ведением базы, зависит от вида базы. Если это личная клиентская база, то на сторону ее лучше не отдавать, наводить порядок самому.

  • Денис пишет:

    Да отличная информация,Я вам очень благодарен за

    такую содержательную статью которая принесла пользу

    возможно уже многим людям.
    Буду рекомендовать читать эту статью своим

    друзьям,и сам постараюсь применить эти знания к

    своему будущему сайту.
    по больше пишите такие статьи и этот блог выйдет

    очень популярным.
    с уважением Денис Луценко.

Оставить комментарий или два

Добавьте свой комментарий или трэкбэк . Вы также можете подписаться на комментарии по RSS.

Будьте вежливы. Не ругайтесь. Оффтоп тоже не приветствуем. Спам убивается моментально.

Вы можете использовать эти тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Я не робот.